7個實用好方法,讓你不再浪費時間

by | 8 月 2, 2020 | 生產力 | 0 comments

上帝賦予每個人最公平的一個地方便是每個人一天都只有24小時,不論你是否多成功、多有錢,每個人每天的時間都是一樣的,不過在這24小時的時間內,有人有效的利用時間,將時間發揮出最大的效用,但對於大多數的人而言,卻總是認為時間很多,一直在浪費時間,所以雖然上天很公平的給大家每天都是24小時,最後卻因為個人造化而成為不一樣的人。

但如何將這24小時過的有意義,或者是你賦予它什麼意義相當的重要,這也是你靠近成功的人的唯一方法,為了幫助你降低浪費時間的機率,在這篇文章中想要跟大家分享7個不錯的小方法,幫助你在工作上、生活上都儘可能的不再浪費時間。

1. 紀錄你的時間

我認為紀錄自己的時間是這7個實用好方法中最重要的一點,唯有先瞭解自己空閒時間都在做什麼,才有可能找出被浪費的時間,讓你從「我沒空」、「時間不夠用」的困境中脫離,因此在這裡跟大家推薦2個很多人推薦的APP,分別是「Toggl」和「Rescue Time」,這兩個App都能有效的紀錄時間,評價也還不錯,但目前我主要是使用Toggl紀錄時間,並沒有使用過Rescue Time,所以僅就Toggl做簡單的介紹。

我認為Toggl 是一款很好操作,而且可以跨裝置使用的時間紀錄軟體,除了網頁版使用外,也可以在手機、Chrome 瀏覽器套件、電腦桌面上使用。

首先,先把工作項目寫在「What are you working on 」的欄位中,再按下開始鈕即可開始計時,若工作項目完成則按下結束鈕則完成計時。

有一點特別重要的是,你可以針對不同的工作項目給予不同的工作標籤,方便之後在看Dashboard及Reports可以看到不同的標籤內所執行的時間,就可以輕鬆的找出你的時間都花在哪裡。

不過紀錄時間的軟體很多,你也可以自己找出最適合你的軟體,不一定要使用上面我推薦的兩個軟體。

2. 將事情/任務依緊急和重要程度分類

每件事情對自己的分量不同,到底該如何決定要做哪一件事呢?美國的管理學家科維(Stephen R. Covey)在「與成功有約」一書中提出的「時間四象限法」可以幫助你將事情/任務依照緊急和重要程度分類。

首先,科維將工作依按照緊急和重要程度進行劃分,並分為四個象限,分別是第一象限重要但不緊急、第二象限重要且緊急、第三象限不重要但緊急及第四象限不重要且不急迫。

而針對這四個部分應該要處理的事情其實是重要且急迫和重要但不急迫的這兩部分,但又以重要但不急迫的部分最為重要,為什會這麼說呢?相信很多人第一直覺應該會認為重要且急迫的部分應該是最重要的阿!但試著想看看那些對於你人生最重要的目標、夢想都是屬於重要但不急迫的部分,也就是因為這些目標、夢想不緊急,所以我們不會優先處理它們,所以我們年初所設定的夢想,到了年末時卻好像連一項都沒有完成,也就是說我們卻常常被許多一、三、四象限的事情所綁架。

為了避免這種情形持續發生,不妨每天都做一些第二象限的事情,才有可能不浪費時間並有機會真正完成自己的目標與夢想

3. 決定事情的優先順序

為什麼要事先計劃、安排行程呢?原因有二個,

一是因為沒有事先計劃、安排行程,我們傾向浪費時間在不重要的事情上,反而乎略了自己內心最重要的目標,你可以試著想想看在週未沒有安排任何行程的你,是不是都在耍廢呢!

二是因為事先安排行程具有提醒的作用,當時間到了會有一股推力逼著自己朝向自己的目標邁進,雖然偶爾難免會因為突發狀況、自己的惰性而沒辦法按照行程安排,但整體而言只要你跟著行程安排努力,你是會持續進步的!

4. 將事情批次處理(Batching work)

將事情批次處理有一個很大的重點,就是必須將需要高專注力和低專注力的事情做歸類,這麼做最大的好處是你可以在你高生產力的時段內做需要高專注力的事情,在低生產力的時段內做低專注力的事情,如此才能讓自己的生產力發揮最大效用。

而「最有生產力的一年」的作者克里斯.貝利(Chris Bailey)則是將所有可以在低專注力時完成的事情,在一週的某一天全部做完,如打掃、採買雜貨、準備一星期的午餐等,但若無法將低專注力的事完全安排在一天內完成,作者則建議逐一記下你整星期必需做的維護任務,當你在精力不足時,便可以從清單中挑選幾個任務,以減輕一些工作負擔。

那什麼可以算是低專注力的工作呢?在這裡提出2個簡易分類供大家參考:

  1. 生活差事
  2. 圍繞在主要任務的前置任務,如規畫各計劃的步驟、下星期的目標、尋找素材

藉由這種方法,你便不會浪費很多時間去做那些無生產力的事,並把你的時間變得更加的破碎,因此你會有很長的時間可以去做更有意義的事,而不是因為時間變得零碎,而找很多藉口不去完成你的目標。

5. 遠離3C產品

我認為3C產品是造成大部分的人會浪費時間的主要原因,常常我們好不容易下定決心要往某個目標邁進時,就會被朋友的訊息、名人的動態、有趣的影片所吸引,但觀看容易可是想要脫離3C卻很困難,不知不覺中我們就浪費了很多的時間,因此在這裡針對手機和電腦各提供1個實用的軟體給大家,幫你遠離3C產品

1. FOREST 專注森林:「FOREST 專注森林」是一款利用種樹來約束自己不要滑手機的APP,你可以設定10~120分鐘不能使用手機,若你成功在設定的期限內不使用手機,就會成功種下一棵樹,但若是失敗了你的樹就會枯死了,經過我的實驗後,我覺得使用這個APP真的會讓人專注,因為你會不想讓你的樹木枯死,讓你的紀錄不好看而持續努力,所以當你一直浪費時間在滑手機時,不妨來種一棵樹吧!

2. BLOCKSITE:BLOCKSITE則是針對Chrome瀏覽器的擴充外掛,首先你只要在頁面內的工作模式內,加入封鎖的網頁後,之後當你開始工作模式時,只要你進入封鎖的網頁後,都會沒辦法使用封鎖的網頁,逼迫你乖乖繼續工作。

除了這兩個軟體外,建議大家也可以將讓你分心的3C產品,放的越遠越好,或者是放在需要花費比較多步驟才能拿到的地方,如果可以的話最好是超過20秒鐘才能拿到或超過20秒鐘才能打開網頁/APP為佳,為什麼是20秒鐘呢?這是根據「哈佛最受歡迎的快樂工作學」一書作者尚恩.艾科爾(Shawn Achor)所提出的「20秒法則(The Twenty Second Rule)」,他建議如果你要培養好習慣時,就要在20秒鐘內能夠進行;若為壞習慣,則要讓你在想進行壞習慣時,必須超過20秒鐘才能進行

但因為這本書在臺灣已經絕版,所以知道這個法則是在Skillshare上的「Real Productivity: How to Build Habits That Last」這堂課得知,但由於這堂課需要付費,所以如果你想更瞭解什麼是20秒法則,建議大家用「The Twenty Second Rule」關鍵字搜尋,會找到不錯的資訊或影片的。

6. 自我反省

如果你沒有意識到自己在浪費時間,那麼你便會一直浪費時間,我覺得這點跟存錢一模一樣,所以你必須意識到自己在浪費時間,才有可能解決浪費時間的問題。

為了要解決這個問題,建議大家可以在睡前的5~10分鐘拿出記事本並靜下心來回想今天做了哪些事情,浪費了多少時間,之後要如何改進呢?同時也把思考的內容紀錄下來,偶爾拿起來瞄個幾眼,相信你會慢慢的減少浪費時間的比率的。

此外我也建議,自我反省如果能跟「紀錄時間的APP」互相搭配,你更能清楚的瞭解自己的時間都浪費到哪裡,而不是憑空想像,如此更能發揮出更大的效益

7. 設定期限

為什麼設定期限非常重要呢?因為如果沒有設定期限我們通常對於我們的目標或任務大多會毫無進展,但若有設定期限反而我們的目標或任務會有很力的進展,甚至在期限內完成,而這種現象也就是所謂的「帕金森定律」。

西里爾•諾斯古德•帕金森(Cyril Northcote Parkinson)所提出的帕金森定律指出:「工作總會填滿它可用的完成時間。(Work expands to fill the time available for its completion.)」,也就是不管時間再多,我們對於目標工作總會在最後一分鐘才完成,例如:在學校時,雖然老師給我們很長的時間準備,但我們常常把報告在最後一刻完成;在職場上,我們也常常把不急的工作拖到最後一刻才完成,相信上面的種種情境,大家都不陌生吧!但一旦發生緊急事件,就算是相同的工作,我們卻可以短時間內完成。

為了避免這種情形發生,所以我們才要針對目標或任務設定期限,對於已經有期限的事情不妨再稍微限縮自己期限,例如原本10天要做完的產品發表簡報,不妨限縮至8天完成來提升生產力,也可以在有緊急事件發生時讓自己有點緩衝期。

對於沒有期限的任務,則可自己設定一個假的期限,逼迫自己有所作為,幫助自己儘快的踏出第一步,加速任務的達成。

藉由這7個好方法,相信一定可以幫助你降低浪費時間的機率,但要完全不浪費時間是相當困難的,就連許多時間管理大師或者是高度生產力者都是很難做到的,畢竟人的天性本來就傾向浪費時間了,不過雖然我們沒辦法達到100%不浪費時間,但至少可以從20%提升到60%或80%,一段時間後相信你能變得更棒!

(Photo by Aron Visuals on Unsplash)

👉 如果你喜歡我的文章,想要給我一點鼓勵的話,可以註冊Likecoin後並在文章下方的拍手處幫我按五下拍手支持我:註冊連結

歡迎訂閱我的週報

歡迎加入,如有發佈文章可以獲得第一手資訊!

Mr. curiosity 好奇先生

哈囉!我是好奇先生,九零後的宜蘭小孩!

原本的我一直都在自己的舒適圈中,但看到身旁的很多朋友在很多不同的領域發光發熱,也有了我想要變得跟以前不一樣的念頭,所以好奇先生這個名字是我對自己的期許,希望我對這世界仍保有旺盛的好奇、學習心,並且不斷的學習成長,成為理想中的自己。

座右銘:
今天的結果是你三年前的選擇,三年後的結果是你現在的抉擇。
聯繫我:alan@gomrcuriosity.com

Please follow & like us 🙂

利益揭露

本網站所提供的部分連結,如果點擊購買,好奇先生會獲得一筆微薄的佣金,這些收入將幫助我產出更好的文章。

另連結內的商品皆為實際體驗過也覺得不錯才會推薦給大家,請放心!

歡迎訂閱我的週報

歡迎加入,如有發佈文章可以獲得第一手資訊!

guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

繼續閱讀…

7 個值得訂閱的自我成長 Youtuber,讓你成長不停滯!

7 個值得訂閱的自我成長 Youtuber,讓你成長不停滯!

說到 Youtube , 大家應該都把 Youtube 當作是休閒放鬆的工具,比較少用 Youtube 來精進自己,但如果你的英文還不錯,也有讓自己變得更好的打算,那麼今天推薦 7 個自我成長類型的 Youtuber , 你可以考慮全都訂閱起來。

害怕接或打電話嗎? 6 個小方法幫你克服「電話恐懼症」

害怕接或打電話嗎? 6 個小方法幫你克服「電話恐懼症」

會害怕接電話或打電話,其中一個原因為是現在的通訊軟體相當方便,如果要跟別人聯絡,都可以使用打字的方式跟別人聊天,所以很少透過電話跟別人聯絡。而會出現害怕接或打電話的徵狀,也就是俗稱的「電話恐懼症」。因此在這篇文章想要跟大家我克服「電話恐懼症」的幾個小方法。

每日工作前寫好待辦清單,讓你工作快、狠、準!

每日工作前寫好待辦清單,讓你工作快、狠、準!

在工作前,有 1 個小步驟一定要做,如果有做到的話,當天的工作效率直接大幅提升,完成的任務一件又一件。是什麼步驟這麼厲害?這個步驟就是「寫下待辦清單」。你千萬不要小看這個步驟,也不要覺得寫下待辦清單很浪費時間,因為這個步驟真的很重要!