最後更新時間 7 9 月, 2022 by Mr. Curiosity
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上帝賦予每個人最公平的一個地方便是每個人一天都只有 24 小時,不論你是否多成功、多有錢,每個人每天的時間都是一樣的,不過在這 24 小時的時間內,有人有效的利用時間,將時間發揮出最大的效用,但對於大多數的人而言,卻總是認為時間很多,一直在浪費時間,所以雖然上天很公平的給大家每天都是 24 小時,最後卻因為個人造化而成為不一樣的人。
但如何將這 24 小時過的有意義,或者是你賦予它什麼意義相當的重要,這也是你靠近成功的人的唯一方法,為了幫助你降低浪費時間的機率,在這篇文章中想要跟大家分享 7 個不錯的小方法,幫助你在工作上、生活上都儘可能的不再浪費時間。
1. 紀錄你的時間
我認為紀錄自己的時間是這 7 個實用好方法中最重要的一點,唯有先瞭解自己空閒時間都在做什麼,才有可能找出被浪費的時間,讓你從「我沒空」、「時間不夠用」的困境中脫離,因此在這裡跟大家推薦 2 個很多人推薦的 APP,分別是「Toggl」和「Rescue Time」,這兩個 APP 都能有效的紀錄時間,評價也還不錯,但目前我主要是使用 Toggl 紀錄時間,並沒有使用過Rescue Time,所以僅就 Toggl 做簡單的介紹。
我認為 Toggl 是一款很好操作,而且可以跨裝置使用的時間紀錄軟體,除了網頁版使用外,也可以在手機、Chrome 瀏覽器套件、電腦桌面上使用。
首先,先把工作項目寫在「What are you working on 」的欄位中,再按下開始鈕即可開始計時,若工作項目完成則按下結束鈕則完成計時。
有一點特別重要的是,你可以針對不同的工作項目給予不同的工作標籤,方便之後在看 Dashboard 及 Reports 可以看到不同的標籤內所執行的時間,就可以輕鬆的找出你的時間都花在哪裡。
不過紀錄時間的軟體很多,你也可以自己找出最適合你的軟體,不一定要使用上面我推薦的兩個軟體。
2. 將事情/任務依緊急和重要程度分類
每件事情對自己的分量不同,到底該如何決定要做哪一件事呢?美國的管理學家科維(Stephen R. Covey)在《與成功有約》一書中提出的「時間四象限法」可以幫助你將事情/任務依照緊急和重要程度分類。
首先,科維將工作依按照緊急和重要程度進行劃分,並分為四個象限,分別是第一象限重要但不緊急、第二象限重要且緊急、第三象限不重要但緊急及第四象限不重要且不急迫。
而針對這四個部分應該要處理的事情其實是重要且急迫和重要但不急迫的這兩部分,但又以重要但不急迫的部分最為重要,為什會這麼說呢?相信很多人第一直覺應該會認為重要且急迫的部分應該是最重要的阿!但試著想看看那些對於你人生最重要的目標、夢想都是屬於重要但不急迫的部分,也就是因為這些目標、夢想不緊急,所以我們不會優先處理它們,所以我們年初所設定的夢想,到了年末時卻好像連一項都沒有完成,也就是說我們卻常常被許多一、三、四象限的事情所綁架。
為了避免這種情形持續發生,不妨每天都做一些第二象限的事情,才有可能不浪費時間並有機會真正完成自己的目標與夢想。
3. 決定事情的優先順序
為什麼要事先計劃、安排行程呢?原因有二個:
一是因為沒有事先計劃、安排行程,我們傾向浪費時間在不重要的事情上,反而乎略了自己內心最重要的目標,你可以試著想想看在週未沒有安排任何行程的你,是不是都在耍廢呢!
二是因為事先安排行程具有提醒的作用,當時間到了會有一股推力逼著自己朝向自己的目標邁進,雖然偶爾難免會因為突發狀況、自己的惰性而沒辦法按照行程安排,但整體而言只要你跟著行程安排努力,你是會持續進步的!
4. 將事情批次處理(Batching work)
將事情批次處理有一個很大的重點,就是必須將需要高專注力和低專注力的事情做歸類,這麼做最大的好處是你可以在你高生產力的時段內做需要高專注力的事情,在低生產力的時段內做低專注力的事情,如此才能讓自己的生產力發揮最大效用。
而《最有生產力的一年》的作者克里斯.貝利(Chris Bailey)則是將所有可以在低專注力時完成的事情,在一週的某一天全部做完,如打掃、採買雜貨、準備一星期的午餐等,但若無法將低專注力的事完全安排在一天內完成,作者則建議逐一記下你整星期必需做的維護任務,當你在精力不足時,便可以從清單中挑選幾個任務,以減輕一些工作負擔。
那什麼可以算是低專注力的工作呢?在這裡提出 2 個簡易分類供大家參考:
- 生活差事
- 圍繞在主要任務的前置任務,如規畫各計劃的步驟、下星期的目標、尋找素材
藉由這種方法,你便不會浪費很多時間去做那些無生產力的事,並把你的時間變得更加的破碎,因此你會有很長的時間可以去做更有意義的事,而不是因為時間變得零碎,而找很多藉口不去完成你的目標。
5. 遠離 3C 產品
我認為 3C 產品是造成大部分的人會浪費時間的主要原因,常常我們好不容易下定決心要往某個目標邁進時,就會被朋友的訊息、名人的動態、有趣的影片所吸引,但觀看容易可是想要脫離 3C 卻很困難,不知不覺中我們就浪費了很多的時間,因此在這裡針對手機和電腦各提供 1 個實用的軟體給大家,幫你遠離 3C 產品
Forest 專注森林
「FOREST 專注森林」是一款利用種樹來約束自己不要滑手機的 APP ,你可以設定 10 ~ 120 分鐘不能使用手機,若你成功在設定的期限內不使用手機,就會成功種下一棵樹,但若是失敗了你的樹就會枯死了,經過我的實驗後,我覺得使用這個 APP 真的會讓人專注,因為你會不想讓你的樹木枯死,讓你的紀錄不好看而持續努力,所以當你一直浪費時間在滑手機時,不妨來種一棵樹吧!
BLOCKSITE
BLOCKSITE 則是針對 Chrome 瀏覽器的擴充外掛,首先你只要在頁面內的工作模式內,加入封鎖的網頁後,之後當你開始工作模式時,只要你進入封鎖的網頁後,都會沒辦法使用封鎖的網頁,逼迫你乖乖繼續工作。
除了這兩個軟體外,建議大家也可以將讓你分心的 3C 產品,放的越遠越好,或者是放在需要花費比較多步驟才能拿到的地方,如果可以的話最好是超過 20 秒鐘才能拿到或超過 20 秒鐘才能打開網頁 / APP 為佳,為什麼是 20 秒鐘呢?這是根據「哈佛最受歡迎的快樂工作學」一書作者尚恩.艾科爾(Shawn Achor)所提出的「20秒法則(The Twenty Second Rule)」,他建議如果你要培養好習慣時,就要在 20 秒鐘內能夠進行;若為壞習慣,則要讓你在想進行壞習慣時,必須超過 20 秒鐘才能進行。
但因為這本書在臺灣已經絕版,所以知道這個法則是在 Skillshare 上的「Real Productivity: How to Build Habits That Last」這堂課得知,但由於這堂課需要付費,所以如果你想更瞭解什麼是 20 秒法則,建議大家用「The Twenty Second Rule」關鍵字搜尋,會找到不錯的資訊或影片的。
6. 自我反省
如果你沒有意識到自己在浪費時間,那麼你便會一直浪費時間,我覺得這點跟存錢一模一樣,所以你必須意識到自己在浪費時間,才有可能解決浪費時間的問題。
為了要解決這個問題,建議大家可以在睡前的 5 ~ 10 分鐘拿出記事本並靜下心來回想今天做了哪些事情,浪費了多少時間,之後要如何改進呢?同時也把思考的內容紀錄下來,偶爾拿起來瞄個幾眼,相信你會慢慢的減少浪費時間的比率的。
此外我也建議,自我反省如果能跟「紀錄時間的 APP」互相搭配,你更能清楚的瞭解自己的時間都浪費到哪裡,而不是憑空想像,如此更能發揮出更大的效益
7. 設定期限
為什麼設定期限非常重要呢?因為如果沒有設定期限我們通常對於我們的目標或任務大多會毫無進展,但若有設定期限反而我們的目標或任務會有很力的進展,甚至在期限內完成,而這種現象也就是所謂的「帕金森定律」。
西里爾.諾斯古德.帕金森(Cyril Northcote Parkinson)所提出的帕金森定律曾說:
也就是不管時間再多,我們對於目標工作總會在最後一分鐘才完成,例如:在學校時,雖然老師給我們很長的時間準備,但我們常常把報告在最後一刻完成;在職場上,我們也常常把不急的工作拖到最後一刻才完成,相信上面的種種情境,大家都不陌生吧!但一旦發生緊急事件,就算是相同的工作,我們卻可以短時間內完成。
為了避免這種情形發生,所以我們才要針對目標或任務設定期限,對於已經有期限的事情不妨再稍微限縮自己期限,例如原本 10 天要做完的產品發表簡報,不妨限縮至 8 天完成來提升生產力,也可以在有緊急事件發生時讓自己有點緩衝期。
而對於沒有期限的任務,則可自己設定一個假的期限,逼迫自己有所作為,幫助自己儘快的踏出第一步,加速任務的達成。
藉由這 7 個好方法,相信一定可以幫助你降低浪費時間的機率,但要完全不浪費時間是相當困難的,就連許多時間管理大師或者是高度生產力者都是很難做到的,畢竟人的天性本來就傾向浪費時間了,不過雖然我們沒辦法達到 100% 不浪費時間,但至少可以從 20% 提升到 60% 或 80%,一段時間後相信你能變得更棒!
(Photo by Aron Visuals on Unsplash)
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